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Stellenbeschreibung SekretärIn

 

Gültig ab: 01.01.2021

Direkter Vorgesetzter Büro & Lager: Kevin Budweg

Direkter Vorgesetzter Marketing & CRM: Christian Bauer

 

Zweck der Stelle:

 

Der Sekretär/ die Sekretärin ist die rechte Hand des GF/ der Leitung. Wichtige organisatorische Tätigkeiten des Unternehmens fallen in Ihren Tätigkeitsbereich, sowie die Kommunikation nach Außen und Intern.

 

Hauptaufgaben:

 

Empfang / Telefonzentrale:

  • Annahme von Telefongesprächen

  • Bearbeitung der eingehenden Anrufe und gegebenenfalls Weiterleitung an die zuständigen Kollegen

  • Empfang von Gästen

  • Bewirtung von Gästen

  • Entgegennahme und Bearbeitung der Post

 

Organisation:

  • Erstellung und Ablage von Dokumenten (sowohl Digital als auch Papier)

  • Organisation von Besprechungen, Reisen, Veranstaltungen

  • Erstellen und Versenden von Rechnungen

  • Umgang mit CRM Tool (Leadverwaltung)

  • Beschaffung von Materialien

  • Ausgeglichenheit und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Personentypen einstellen zu können

  • Selbstständige Problemlösung herbeiführen

  • Ausgeprägt aktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle im Unternehmen

  • Buchhaltung und Kommunikation mit der Kanzlei

 

Verantwortung:

Als SekretärIn haben Sie in alle Bereiche des Unternehmens Einblick und tragen dafür Verantwortung, dass Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden. Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen GF/Leitung, Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen, ist es besonders wichtig das bei potentiellen und bestehenden Kunden sowie bei Lieferanten ein positiver Eindruck des Unternehmens entsteht. Auch Intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Diverse Projekte wie Veranstaltungen/ Meetings sind selbstständig unter Eigenverantwortung abzuwickeln.

 

Anforderungen:

 

  • sehr gute PC und Microsoft Office Kenntnisse

  • ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift (Deu/Engl)

  • Dienstleistungs- und Serviceorientierung

  • Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft

  • Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen

  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

  • Organisationsfreude

  • Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit

Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme.